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El software de gestión de documentos se ha convertido en una herramienta esencial para empresas y organizaciones de diversos sectores. Con el volumen cada vez mayor de documentos digitales, es fundamental contar con un sistema confiable que pueda organizar, almacenar y recuperar información de manera eficiente. Para ayudarle a navegar por la gran variedad de opciones disponibles, hemos compilado una lista de funciones que debe consultar para tomar la decisión correcta.
1. Repositorio centralizado de documentos:
Uno de los beneficios más importantes del software de gestión de documentos es su capacidad de crear un repositorio centralizado para todos sus documentos. Esta característica elimina la necesidad de archivadores físicos y permite un fácil acceso a los archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Dependiendo de las características de su negocio, es importante verificar que el software ofrezca soluciones modulares y pueda implementarse de diferentes maneras, por ejemplo como un servidor compartido accesible desde todas las estaciones de trabajo o brindando un servicio en la Nube.
2. Control de versiones:
El control de versiones es una parte esencial de los sistemas de gestión y realizar un seguimiento de las diferentes versiones de documentos y cambios puede resultar difícil sin mecanismos de control adecuados. El software de gestión de documentos debería resolver este problema guardando automáticamente múltiples iteraciones de un documento junto con una marca de tiempo que indique cuándo se creó o modificó cada versión. Gracias al control de versiones, debe ser posible verificar quién realizó un cambio y cuándo. Después de cada modificación, las versiones anteriores del documento deben permanecer disponibles para consulta y comparación, siendo la más reciente la que se propone automáticamente para operaciones.
3. Almacenamiento seguro de datos:
En la transición hacia la preservación de documentos digitales, es fundamental evaluar el aspecto de seguridad, desde la protección de datos hasta el cumplimiento de las normas de privacidad, especialmente con la intensificación de las ciber amenazas. Es importante asegurarse de que el sistema elegido integre medidas adecuadas, como control histórico de contraseñas, políticas de seguridad en menús y carpetas, autenticación de dos factores, cifrado de archivos, geolocalización de acceso, firewall y autenticación de acceso externo (LDAP o TO). Todas las medidas que garantizan que la información sensible permanezca protegida contra accesos no autorizados o violaciones.
4. Control de acceso:
Estrechamente vinculado al punto de seguridad está el del control de acceso. El acceso a documentos confidenciales de la empresa debe restringirse adecuadamente según los roles y permisos de los usuarios. Los sistemas de gestión de documentos brindan capacidades de control de acceso granular que permiten a los administradores determinar quién puede ver, editar o eliminar cada documento según los permisos definidos. Esta capacidad permite a las organizaciones cumplir fácilmente con las normas de seguridad, promoviendo un enfoque de seguridad centrado en los datos al limitar el acceso solo a empleados o grupos específicos.
5. Función de búsqueda eficiente:
Con grandes cantidades de datos almacenados, encontrar rápidamente archivos específicos se vuelve vital. El sistema de gestión elegido debe ofrecer funciones de búsqued
a eficientes, pero igualmente sencillas e intuitivas. Es importante que puedas realizar búsquedas de texto completo indicando palabras o partes de texto contenidas en el documento o en sus metadatos como título, palabras clave y etiquetas. Es preferible que también se integren otras herramientas de búsqueda como la búsqueda por Etiquetas o la búsqueda por Parámetros (en las Propiedades del Documento) y que se utilicen diferentes algoritmos específicos dependiendo del idioma del documento. Los sistemas de gestión más avanzados también le permiten obtener una vista previa y trabajar con documentos que ya están en la pantalla de búsqueda, sin tener que abrir ventanas adicionales. De esta manera, los usuarios pueden localizar fácilmente archivos relevantes, lo que mejora significativamente la productividad.
6. Herramientas de colaboración:
La colaboración suele ser clave en los procesos de negocio que requieren aportaciones de múltiples partes interesadas en proyectos, revisiones de documentos y aprobaciones. Tener herramientas de colaboración integradas en su software de gestión de documentos facilita el trabajo en equipo sin problemas. Los usuarios pueden trabajar simultáneamente en documentos compartidos eliminando conflictos de versiones o comunicaciones por correo electrónico innecesarias.
Funciones como procedimientos de check-in y check-out, agendas de contactos integradas, confirmaciòn de lectura y calendarios integrados facilitan la colaboración y limitan la posibilidad de errores.
Además, las funciones colaborativas como anotaciones, comentarios y seguimiento de documentos facilitan que los equipos proporcionen comentarios y realicen un seguimiento de los cambios en tiempo real.
7. Automatización:
El software de gestión de documentos debe proporcionar funciones de automatización que agilicen los procesos, ahorren tiempo y reduzcan los errores manuales. Los procesos deben poder modelarse según las necesidades de trabajo de la empresa. Los administradores deben poder crear, gestionar, importar o exportar rápidamente incluso modelos de flujo de trabajo sofisticados, capaces de realizar numerosas operaciones en serie o en paralelo. De esta manera, muchas tareas que tradicionalmente se realizan manualmente, como la organización de archivos, las convenciones de nomenclatura, las conversiones de archivos, la programación de recordatorios y las notificaciones, se realizan mecánicamente con la automatización del flujo de trabajo, lo que permite a los empleados participar en actividades de mayor valor. Para que la gestión de documentos sea eficiente, estas automatizaciones deben permitir múltiples transacciones salientes, tiempos de espera en las tareas y mensajes personalizados para notificaciones.
8. Integración:
Una solución de gestión de documentos eficaz debe poder integrarse perfectamente con otras herramientas comerciales utilizadas habitualmente por las organizaciones. Esta integración garantiza un flujo de datos fluido entre sistemas, mejorando la productividad y la eficiencia.
Desde la capacidad de integrarse con plataformas CRM o ERP hasta la importación directa desde carpetas o bandejas de entrada externas, el sistema de gestión debe permitir a los usuarios acceder a documentos directamente desde los flujos de trabajo existentes.
9. Acceso móvil:
La movilidad es cada vez más crucial en el mundo laboral y más allá. Ya sea un empleado remoto, un profesional que siempre viaja a diferentes lugares o que a menudo asiste a reuniones fuera de la oficina, o simplemente un usuario en movimiento que desea verificar un dato, es esencial que los usuarios puedan acceder fácilmente a los documentos. siempre que lo soliciten. Los sistemas de gestión de documentos ideales deberían proporcionar capacidades de acceso móvil sin comprometer la seguridad. Es preferible incluir funciones de trabajo offline (no siempre se dispone de una conexión fiable) que permitan consultar, modificar y reintroducir documentos al sistema. La flexibilidad de poder acceder a documentos mientras viaja mejora la productividad y la colaboración sin importar dónde se encuentre.
En conclusión, el software de gestión documental ofrece una amplia gama de funciones que pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad y la seguridad dentro de cualquier organización, pero es importante saber orientarse y elegir la solución con mejor rendimiento. Con repositorios centralizados, mecanismos de control de versiones, opciones seguras de almacenamiento de datos, capacidades de búsqueda eficientes y capacidad de colaborar sin problemas con colegas a través de herramientas integradas, LogicalDOC cumple perfectamente con todas las funciones presentadas. En particular, su capacidad ejemplar para integrarse con otras plataformas de terceros permite un flujo fluido de datos entre sistemas en cualquier condición en la que operen.
