Instalación local o en la nube: ¿cuál es mejor?

Al decidir adoptar una solución de gestión documental para su empresa, es necesario llevar a cabo muchas evaluaciones y considerar diversas características técnicas: fiabilidad, eficiencia, impacto económico, versatilidad, integración con sus sistemas, entre otros factores. Y al momento de la implementación surge otra decisión importante: ¿es mejor una solución local o en la nube?

Un sistema de gestión documental local (on-premise) se instala y se gestiona en los servidores físicos de la empresa, de modo que todo el entorno de software se aloja dentro de la infraestructura de TI del cliente. Por el contrario, un sistema de gestión documental en la nube reside en servidores remotos y es accesible a través de Internet. El software se proporciona como un servicio (SaaS, Software as a Service), como por ejemplo LogicalDOC Cloud. Veamos cuáles son las principales ventajas y desventajas de ambos sistemas:

Instalación local (On-Premise)

Ventajas:
La solución local (on-premise) se basa en una instalación en los servidores de la empresa, lo que generalmente garantiza un mayor control. De hecho, la compañía tiene control total sobre los datos, la configuración y toda la infraestructura. Esto brinda una mayor flexibilidad para personalizar el software, con la posibilidad de ajustar las funcionalidades de gestión documental a las necesidades específicas de la organización. Por ejemplo, si se deben seguir protocolos muy particulares o cumplir con normativas estrictas, con una instalación local es posible adaptar la estructura a las necesidades internas de su empresa.

Desventajas:
Por otro lado, este tipo de personalización a menudo se traduce en costos iniciales más elevados. Para asegurar el correcto funcionamiento de un sistema de gestión documental avanzado, es necesario invertir en hardware, licencias de software y contar con recursos de TI adecuados. Además de los gastos asociados con la puesta en marcha, la empresa debe considerar que con una instalación local todo el mantenimiento posterior también correrá por su cuenta. Las responsabilidades de la compañía incluirán las actualizaciones del software, las copias de seguridad de los datos, la seguridad y la gestión técnica del sistema. Si las necesidades de la empresa cambian, la escalabilidad puede ser limitada, ya que ampliar los recursos del sistema a menudo requiere inversiones adicionales.

En la nube (Cloud)

Ventajas:
Sin duda, la principal ventaja de una solución en la nube es la inmediatez y la facilidad de uso. La accesibilidad está prácticamente garantizada en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo conectado a Internet. El software, por lo general, ya viene estandarizado y listo para usar con tan solo unas pocas configuraciones.

En cuanto a la gestión de recursos, la solución en la nube puede ser menos exigente y más económica: no requiere una infraestructura interna de TI especial, servidores propios ni personal de TI dedicado y específicamente capacitado. El proveedor se encarga de todos los aspectos técnicos, incluidas las actualizaciones y la administración de la seguridad. Además, si el volumen de nuestro archivo de documentos crece rápidamente, la solución en la nube permite una escalabilidad inmediata, lo que nos permite aumentar fácilmente el espacio de almacenamiento, la cantidad de usuarios o incluso las funcionalidades del sistema según se necesite.

Desventajas:
Una de las principales limitaciones es, ciertamente, la dependencia de Internet. Aunque las soluciones en la nube generalmente también ofrecen alguna funcionalidad sin conexión, el acceso al sistema se ve seriamente limitado en ausencia de conectividad. Esto puede volverse crítico, especialmente en zonas donde la conexión a Internet no es del todo confiable, ya que una interrupción podría paralizar el acceso a los documentos de la empresa.

Además, aunque el proveedor que elija sea seguro y confiable, sus datos inevitablemente serán gestionados por terceros, lo que significa un control menor de su parte. Esto puede generar inquietud en empresas que operan en sectores fuertemente regulados o que requieren un control absoluto sobre sus datos y una total confidencialidad de la información.

Desde el punto de vista económico, una instalación en la nube suele tener un impacto menor en la fase inicial, pero implica un costo recurrente bajo modelos de pago mensuales o anuales, lo que puede resultar menos conveniente a largo plazo si el uso de la plataforma es muy intensivo.

¿Cuál es la elección correcta?

En última instancia, ¿cuál es la mejor solución a adoptar, la nube o una instalación local? No es posible dar una única respuesta a esta pregunta, porque lo cierto es que la mejor solución será la que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Antes de elegir entre una instalación local y una en la nube, es necesario identificar los requerimientos de su organización, qué recursos tiene disponibles y cuál será el uso principal del Sistema de Gestión Documental (DMS).

En general, recomendamos una instalación local si su empresa ya cuenta con una infraestructura de TI sólida, si la seguridad y el control de los datos son una prioridad absoluta, o si debe cumplir con normativas que exigen la gestión local de los datos. Puede ser conveniente optar por este enfoque incluso si planea utilizar el software de forma intensiva y prolongada, lo que le permitirá amortizar los costos iniciales de adquisición.

Por otro lado, una solución de gestión documental en la nube puede ser la respuesta adecuada si desea una solución rápida de implementar, lista para usar, fácil de manejar, y si no quiere preocuparse por el mantenimiento ni las actualizaciones. La nube también puede ser la opción ideal si su empresa opera con equipos distribuidos o con personal que a menudo trabaja de forma remota, y si desea poder escalar su software conforme a sus necesidades sin tener que realizar inversiones adicionales en hardware.

Soluciones de LogicalDOC

Sean cuales sean las necesidades de gestión documental de su empresa, LogicalDOC puede satisfacerlas. La empresa ha desarrollado soluciones sólidas de gestión documental tanto en instalaciones locales como mediante la modalidad SaaS de LogicalDOC Cloud, garantizando siempre eficiencia, seguridad y facilidad de uso.

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