Gestión de documentos de construcción

Gestión de documentos de construcción

Todas las industrias están recurriendo a soluciones digitales y se están deshaciendo de métodos antiguos. Si está involucrado en el negocio de la construcción, una parte del flujo de trabajo es la gestión de documentos. Puede involucrar documentos de acuerdo, planos, facturas, cambios en los documentos del pedido, etc.

Para gestionar su trabajo de documentación, necesita empleados buenos en este trabajo. Además, debe tener espacio adicional para almacenamiento, suministros de papelería, empleados, etc.

Si tiene un gerente de construcción, debe tener formas eficientes de manejar los diferentes flujos de trabajo involucrados en el negocio. A menudo, los jefes de obra terminan siendo administradores de documentos, lo que no debe ser el caso. Es por eso que necesita pasar a una solución de gestión de documentos de construcción eficiente.

Con la ayuda de una gestión de documentos de construcción, su negocio puede ser esencialmente sin papel.

Al comprar o considerar un sistema de administración de documentos para su empresa, es importante asegurarse de que proporcione suficientes funciones para facilitar su trabajo de administración de documentos. Es por eso que debe seguir algunos de los principios clave que juegan un papel crucial en la industria. Estos principios clave incluyen la gestión de la seguridad, la flexibilidad y la redundancia.

Cuando obtiene la administración de documentos de construcción basada en la nube, no solo obtiene la seguridad que tanto necesita, sino también una mejor accesibilidad, flexibilidad y facilidad de uso. Con dicho sistema, los procesos o el flujo de trabajo de su negocio mejoran y puede administrar su documentación sin poner nada en riesgo.  

Características de la gestión de documentos de construcción basada en la nube

Estas son algunas de las características sorprendentes del software de gestión de documentos de construcción basado en la nube:

1

Copia de seguridad local y en la nube

Al hacer una copia de seguridad de sus documentos de construcción, la redundancia brinda mayor flexibilidad y seguridad a sus documentos. Puede almacenar sus documentos tanto localmente como en el almacenamiento en la nube, lo que hace que la accesibilidad a los documentos sea más simple y mejor. Puede almacenar documentos en su almacenamiento local y cargarlos en el almacenamiento en la nube desde su ubicación.
2

Múltiples funciones y uso compartido de documentos

No es necesario que proporcione el mismo nivel de acceso a los documentos a todos los empleados de su empresa. Los gerentes y supervisores necesitan un nivel de acceso diferente, mientras que los trabajadores y la albañilería no necesitan mucho acceso. Un sofisticado sistema de gestión de la construcción basado en la nube le permite limitar el acceso a los documentos, establecer múltiples roles y brindar acceso variable a la visualización, edición y uso compartido de documentos a diferentes miembros del equipo, dependiendo de cuánto lo necesiten todos, establezca roles en consecuencia.
3

Aprobación del flujo de trabajo

Una vez creado el documento, la aprobación de los subordinados es importante, al igual que lo hace cuando crea documentos manualmente. Mediante un sofisticado sistema de gestión de documentos, puede obtener documentos aprobados por sus subordinados. El sistema debe invitar a los miembros del equipo a agregar los comentarios necesarios al documento, dar sugerencias y aprobar el documento con el clic de un botón. Elimina el tiempo de espera del flujo de trabajo, ya que ya no necesita esperar a que sus subordinados visiten el documento cuando puede invitarlos usted mismo.
4

Dos capas de seguridad

Cuando almacena documentos en el sitio, existe el riesgo de robo o pérdida de datos. Un sistema de gestión de documentos basado en la nube proporciona seguridad a sus documentos y elimina la posibilidad de robo. Si bien el almacenamiento en la nube es una excelente opción, un mejor sistema de administración de documentos protegería aún más sus documentos al agregar una capa SSL a su espacio de almacenamiento de datos. ¡La protección de sus documentos es importante! 
5

Recordatorios de proyectos

Cuando tiene varios proyectos, puede perder la noción de los plazos. Es importante completar los proyectos a tiempo. Con un sistema de gestión de documentos que tiene una función de recordatorio del proyecto, sigue recibiendo notificaciones sobre los datos de finalización del proyecto. Además, los recordatorios del proyecto le permiten coordinarse con otros miembros del equipo de manera oportuna. Como resultado, la productividad de su equipo aumenta a un gran nivel.
6

Accesibilidad total

Idealmente, un sistema de gestión de documentos basado en la nube ofrecería accesibilidad total, lo que significa que puede acceder a los documentos cuando y donde quiera. Puede usar su computadora portátil o dispositivo móvil para acceder a los documentos almacenados, verlos y realizar la edición.
7

Seguimiento de cambios

A veces, puede hacer adiciones incorrectas a los documentos. En tales situaciones, tener las funciones de seguimiento de cambios le permite volver a la versión anterior. Puede deshacerse de la información falsa y crear varios documentos de proyecto después de que se hayan realizado todas las modificaciones necesarias. También le permite averiguar qué cambios se han realizado después de la fecha de creación del documento, lo que hace que su trabajo sea muy fácil.
8

Opción de búsqueda de datos con OCR

Es posible que esté buscando un documento y necesite encontrarlo rápidamente. El sistema debería ofrecerle opciones para buscar más rápido. Funciones como los sistemas de etiquetado, la tecnología OCR más sorprendente y los filtros de búsqueda pueden encontrar elementos en documentos extensos con facilidad y eficacia. ¡Esta es una característica beneficiosa!
9

Vista previa de dibujos técnicos

Los documentos con proyectos o dibujos técnicos relacionados con el sitio de construcción suelen ser de mayor tamaño. Tener un DMS le permite obtener una vista previa de los documentos sin descargarlos, lo que hace que el flujo de trabajo sea más simple y corto.

Vista previa del proyecto Dwg del municipio

Esto es todo lo que puede necesitar para aprender sobre las funciones de administración de documentos de construcción y puede ayudarlo en su negocio. ¿Qué piensas? ¿Le gustaría probarlo?

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