LogicalDOC 9.3: procesamiento de documentos basado en IA, detección de objetos y mucho más

Un sistema de gestión documental debe hacer algo más que mantener la información organizada. El verdadero valor surge cuando la información contenida en los documentos puede identificarse, extraerse, canalizarse y utilizarse con la menor intervención manual posible.

LogicalDOC 9.3 lleva esta idea un paso más allá.

Esta versión introduce nuevas capacidades para el procesamiento de documentos asistido por IA, amplía las opciones de comunicación y seguridad a través de WhatsApp y mejora la forma en que se clasifica y procesa la información que entra en el repositorio.

En lugar de añadir funciones aisladas, la versión 9.3 se centra en un objetivo común: reducir el número de pasos manuales que hay entre la recepción de un documento y la conversión de su contenido en información empresarial útil.

Detección de objetos: IA que entiende dónde se encuentra la información

Una de las novedades más significativas de LogicalDOC 9.3 es la detección de objetos, una función de visión artificial que identifica y localiza elementos específicos dentro de los documentos.

La clasificación tradicional de imágenes responde a una pregunta relativamente sencilla: ¿qué representa esta imagen?

La Detección de objetos va más allá. Es capaz de identificar múltiples elementos dentro del mismo documento y determinar su posición exacta.

En un documento empresarial, estos elementos podrían incluir un número de factura, una fecha, información del cliente o del proveedor, totales, logotipos, firmas o datos de pago.

LogicalDOC utiliza esta función para identificar las secciones relevantes de un documento antes de que se produzca la extracción de texto. De este modo, el OCR puede aplicarse específicamente a las regiones detectadas, en lugar de tratar toda la página de la misma manera.

El resultado es un enfoque más específico para extraer información estructurada de los documentos.

LogicalDOC es compatible con modelos de detección de objetos basados en la arquitectura YOLO (You Only Look Once). Las organizaciones pueden entrenar un modelo YOLO utilizando sus propios conjuntos de datos de documentos anotados e importar el modelo resultante a LogicalDOC. Una vez configurado, puede utilizarse para identificar regiones relevantes en nuevos documentos escaneados o digitales.

Esto hace que la tecnología resulte especialmente útil para documentos con estructuras visuales recurrentes, entre los que se incluyen:

• facturas;
• órdenes de compra;
• formularios y solicitudes;
• contratos;
• documentos de envío;
• otros registros empresariales estructurados.

Las regiones detectadas pueden ser utilizadas posteriormente por motores de OCR, clasificadores de IA o flujos de trabajo automatizados, creando un puente entre el reconocimiento visual de documentos y los procesos empresariales posteriores.

Descubre cómo funciona esto en la práctica en el vídeo que aparece a continuación, en el que LogicalDOC combina la detección de objetos, el OCR y la extracción automática de metadatos.

De la información extraída a los metadatos del documento

La detección de objetos resulta aún más útil cuando la información que identifica puede contribuir directamente a la clasificación del documento.

LogicalDOC 9.3 introduce el rellenado automático de atributos extendidos, lo que reduce aún más la necesidad de introducir manualmente metadatos tras la captura de un documento. Esta versión amplía las capacidades de IA de LogicalDOC, pasando del análisis del contenido de los documentos a su transformación en metadatos estructurados que pueden ser buscados, filtrados y utilizados por otros procesos.

Esto se enmarca en la arquitectura más amplia de «Filler» de LogicalDOC, en la que el contenido de los documentos puede analizarse para rellenar automáticamente propiedades y metadatos. Los «Filler» también pueden combinarse en cadenas de procesamiento y aplicarse manualmente o mediante políticas de carpetas, lo que integra el enriquecimiento de documentos en el proceso normal de captura.

Para las organizaciones que procesan grandes volúmenes de documentos empresariales repetitivos, se trata de un cambio importante: el documento no se limita a entrar en el repositorio, sino que puede llegar ya preparado para los procesos posteriores.

Vea el procesamiento de documentos impulsado por IA en acción

El siguiente ejemplo muestra cómo LogicalDOC combina la visión artificial, la detección de objetos YOLO y el OCR para identificar las áreas relevantes de un documento, extraer su contenido y convertir automáticamente esa información en metadatos estructurados.

WhatsApp se convierte en un canal de comunicación de LogicalDOC

No todas las notificaciones importantes se envían mejor por correo electrónico.

Con la versión 9.3, WhatsApp se puede integrar con LogicalDOC como canal de comunicación adicional, lo que permite a las organizaciones llegar a los usuarios a través de una aplicación que ya forma parte de su flujo de trabajo diario.

LogicalDOC ahora puede enviar notificaciones a través de una cuenta corporativa de WhatsApp, incluidas las alertas generadas por los flujos de trabajo. La integración utiliza plantillas de mensajes de WhatsApp predefinidas y configuradas a través de la plataforma Meta Business.

Esto puede resultar especialmente útil cuando los usuarios están lejos de sus puestos de trabajo, trabajan en diferentes ubicaciones o necesitan reaccionar rápidamente ante un evento generado dentro del sistema de gestión documental.

Un flujo de trabajo, por ejemplo, puede activar una notificación que llegue al usuario directamente a través de WhatsApp, en lugar de depender exclusivamente del correo electrónico o de los mensajes del propio sistema.

Autenticación de dos factores a través de WhatsApp

La integración con WhatsApp también se extiende a la seguridad.

LogicalDOC 9.3 puede utilizar WhatsApp para enviar el código de seguridad necesario durante la autenticación de dos factores (2FA).

Esto ofrece a los administradores otra opción a la hora de configurar los procedimientos de autenticación y proporciona a los usuarios un canal familiar para recibir su segundo factor de autenticación.

El cambio es relativamente sencillo desde el punto de vista del usuario. No obstante, refleja un aspecto importante de la gestión documental empresarial: los controles de seguridad son más eficaces cuando pueden integrarse de forma natural en la forma en que las personas trabajan realmente.

Al combinar las notificaciones y la autenticación en una única integración, WhatsApp se convierte en algo más que una simple opción de mensajería. Pasa a formar parte de la conexión entre LogicalDOC y sus usuarios.

Mayor control sobre los correos electrónicos importados

El correo electrónico sigue siendo uno de los principales puntos de entrada de los documentos empresariales, y LogicalDOC 9.3 también mejora la forma en que se capturan esos mensajes.

Los administradores pueden ahora asignar una plantilla de documento personalizada a los correos electrónicos descargados para cada bandeja de entrada de importación de correo electrónico.

Esto resulta especialmente útil cuando varias cuentas de correo electrónico dan servicio a distintos procesos empresariales.

Los mensajes entrantes de un buzón de compras, por ejemplo, pueden requerir metadatos y reglas de protocolo diferentes a los de los correos electrónicos recibidos por una cuenta de atención al cliente o administrativa. Incluso los mensajes entrantes y salientes gestionados a través de la misma cuenta IMAP pueden necesitar una clasificación diferente.

En lugar de aplicar la misma estructura a todos los correos electrónicos importados, las organizaciones pueden, por lo tanto, adaptar la captura de correos electrónicos más estrechamente al proceso al que pertenece cada buzón.

Se trata de una mejora relativamente específica, pero que puede marcar una diferencia considerable en entornos en los que el correo electrónico se archiva automáticamente o se utiliza como entrada para flujos de trabajo de documentos.

Un enfoque más coherente para la captura de documentos

La versión 9.3 también continúa con la consolidación de las operaciones de procesamiento de documentos en torno a los «Fillers».

Las tareas programadas anteriores dedicadas específicamente al OCR zonal y al procesamiento de códigos de barras han quedado obsoletas en favor de los «Fillers».

El cambio es importante más allá de la propia interfaz.

En lugar de mantener mecanismos separados para los distintos tipos de extracción, LogicalDOC avanza hacia un modelo de procesamiento más coherente en el que diferentes técnicas —incluidos el OCR, el reconocimiento de códigos de barras y la extracción asistida por IA— pueden integrarse en procesos de captura de documentos configurables.

Esto proporciona una base más clara para crear flujos de documentos cada vez más automatizados.

LogicalDOC 9.3: menos trabajo manual entre la captura y la acción

Lo más interesante de LogicalDOC 9.3 no es una característica concreta.

Es cómo se conectan las diferentes mejoras.

Un documento puede entrar en el repositorio, tener identificadas las áreas relevantes mediante la detección de objetos, que se extraiga información y se utilice para rellenar los metadatos, y luego participar en flujos de trabajo capaces de llegar a los usuarios a través de canales como WhatsApp.

Al mismo tiempo, los mecanismos de seguridad, como la autenticación de dos factores, resultan más fáciles de integrar en el entorno de trabajo cotidiano de los usuarios.

Esta es la dirección que marca LogicalDOC 9.3: los documentos no deben limitarse a almacenarse y localizarse. Deben convertirse en fuentes activas de información para los procesos que los rodean.

Para las organizaciones que se enfrentan a volúmenes crecientes de documentos, el objetivo es claro: dedicar menos tiempo a interpretar, clasificar y distribuir la información manualmente, y convertir el sistema de gestión documental en una parte cada vez más activa del flujo de trabajo empresarial.