La creciente importancia de la gestión multimedia en los sistemas de gestión documental

Cuando, a finales de la década de 1990, casi todas las empresas medianas y grandes comenzaron a digitalizar sus documentos, la mayoría eran de texto. Una gran cantidad de documentos en papel contenían casi exclusivamente texto escrito, y la función principal de un SGD era convertir archivos en papel en archivos digitales conteniendo archivos de texto. Con el paso de los años, y con la capacidad de crear productos digitales más avanzados, el concepto de "documento" ha cambiado profundamente. Ya no se trata solo de archivos de texto, informes o PDF; una parte significativa de la información corporativa ahora se encuentra en contenido multimedia: fotos, vídeos, audio, presentaciones multimedia y grabaciones en línea. Algunos sectores en particular, como marketing, formación, soporte técnico, diseño y muchos otros, han experimentado un crecimiento exponencial del contenido multimedia. El contenido multimedia no es solo un elemento auxiliar, sino que a menudo constituye el núcleo de la información corporativa y, a menudo, la forma más eficaz de capturar procesos, actividades operativas y decisiones estratégicas.
Por ello, un Sistema de Gestión Documental debe ser una plataforma capaz de gestionar también contenido multimedia de forma nativa y estructurada. La gestión adecuada de estos formatos garantiza la continuidad de la información, la trazabilidad y, sobre todo, la capacidad de aprovechar al máximo los activos de información de la empresa.

Soporte nativo para múltiples formatos

Es fundamental que un DMS pueda cargar, archivar, mostrar, indexar y gestionar correctamente una amplia variedad de tipos de archivos, sin necesidad de software externo ni conversiones manuales. Un DMS con soporte nativo para múltiples formatos puede reconocer automáticamente el tipo de archivo cargado y generar vistas previas y miniaturas sin tener que descargar el archivo completo. Además, permite la indexación de contenido multimedia y conserva las características originales del archivo (resolución, dimensiones, códec, metadatos técnicos).
LogicalDOC admite una amplia variedad de archivos: MP4, MOV, AVI, WMV, MKV, WEBM (vídeo); WAV, MP3, AAC, M4A (audio); DWG, DWF, DXF (CAD); PNG, JPG, TIFF, SVG, JFIF, WEBP, HEIC, DCM, DICOM (imágenes). De esta forma, los usuarios no tienen que preocuparse por la compatibilidad, ya que LogicalDOC "comprende" el contenido y lo pone a disposición y organizado de inmediato.

Optimización del rendimiento en la gestión de archivos multimedia

La gestión de archivos multimedia requiere una atención especial. El tamaño de estos archivos, si no se gestiona correctamente, puede provocar ralentizaciones del sistema y caídas de rendimiento. Los vídeos de alta resolución, las imágenes RAW o los archivos de audio complejos pueden ocupar mucho espacio y ralentizar las operaciones de carga, transferencia y navegación. Por ello, un DMS moderno debe integrar mecanismos inteligentes como la generación de previsualizaciones ligeras, la transmisión progresiva de vídeo, la compresión automática cuando corresponda y el uso de almacenamiento escalable, como el almacenamiento de objetos o el almacenamiento híbrido en la nube. Estas tecnologías permiten a los usuarios visualizar el contenido rápidamente sin sobrecargar la red y permiten que el sistema mantenga un alto rendimiento incluso en escenarios con grandes volúmenes de datos.
De esta forma, los archivos se pueden procesar correctamente y seguir los mismos procesos documentales reservados para el contenido tradicional. Los flujos de trabajo de aprobación, los controles de calidad y los pasos de revisión también deben ser aplicables a fotos, vídeos y grabaciones de audio.

LogicalDOC garantiza la combinación perfecta de rendimiento optimizado y gobernanza estructurada para integrar completamente el contenido multimedia en el ciclo documental, evitando la dispersión, los errores y la duplicación. Además, LogicalDOC ha desarrollado soluciones de clusterización para maximizar el rendimiento incluso en condiciones de instalación muy exigentes.

Beneficios de una gestión adecuada de archivos multimedia

En muchas áreas, el contenido multimedia representa la mayor parte de los documentos producidos, y varios sectores basan sus operaciones casi exclusivamente en él.
En atención al cliente, las grabaciones de audio y los videotutoriales constituyen la base del soporte técnico. En los sectores técnico e industrial, las fotos de las visitas a las instalaciones, las inspecciones y las auditorías de campo son esenciales para documentar las intervenciones y el cumplimiento normativo. El marketing y la comunicación trabajan casi exclusivamente con imágenes, vídeos promocionales y contenido gráfico. La formación también se basa cada vez más en seminarios web, grabaciones y materiales audiovisuales. Por ello, la gestión adecuada de archivos multimedia es un recurso valioso y ahora indispensable para las empresas.
LogicalDOC ha desarrollado un sistema para gestionar de forma óptima este tipo de contenido, aprovechando la integración con otras herramientas externas. Facilita la importación y exportación de archivos (por ejemplo, mediante la integración con Google Drive y Dropbox) y cuenta con un sofisticado sistema de API para automatizar la adquisición de contenido multimedia desde aplicaciones móviles o sistemas IoT. LogicalDOC también incluye API de servicios web REST y SOAP para la integración con sistemas externos, así como compatibilidad con los protocolos WebDAV y CMIS.

Conclusión

La capacidad de un DMS para gestionar eficazmente archivos multimedia es esencial para aprovechar al máximo todos los activos de información corporativos. Las organizaciones que centralizan imágenes, vídeos, audio y contenido visual logran procesos más rápidos, una colaboración más fluida y una gobernanza más sólida. Se reducen los tiempos de búsqueda, la duplicación y la pérdida de datos, a la vez que se mejora la seguridad y el control de versiones. Además, un archivo multimedia bien estructurado se convierte en la base ideal para aplicar tecnologías de Inteligencia Artificial, acelerando la automatización y el análisis. LogicalDOC ofrece la posibilidad de personalizar sus modelos internos de IA para definir la estrategia más adecuada para cada empresa. Invertir en un DMS con estas características significa invertir en eficiencia, calidad e innovación continua.