Cómo Lesepidado logró ahorrar una semana-hombre al mes al digitalizar casi 200 000 hojas de producción con LogicalDOC

Lesepidado es una empresa química italiana especializada en el sector alimentario, con sede en Castel San Pietro Terme (Bolonia), en la región de Emilia-Romaña. Con una plantilla de entre 80 y 100 empleados, la empresa opera a través de dos unidades de negocio principales: la producción de colorantes alimentarios para la decoración de repostería (tanto dulce como salada) y el diseño y la fabricación de tintas comestibles e impresoras alimentarias, con una gama que abarca desde pequeños dispositivos para pastelerías artesanales hasta complejos sistemas industriales.

Antes de adoptar LogicalDOC, Lesepidado gestionaba un volumen ingente de documentos en papel, recurriendo a carpetas compartidas desorganizadas y a procesos de archivo manuales que consumían importantes recursos y ponían en riesgo la capacidad de respuesta operativa exigida por las estrictas certificaciones de calidad de la industria alimentaria.

El punto de inflexión se produjo con la implantación de LogicalDOC, que ahora se utiliza como sistema central y seguro para automatizar los flujos de trabajo documentales y gestionar el cumplimiento normativo de la empresa.

Lesepidado de un vistazo

¿A qué retos se enfrentaba Lesepidado antes de utilizar LogicalDOC?

El principal reto era la gestión diaria de un flujo continuo de documentos en papel confidenciales. Cada día, la empresa genera entre 140 y 160 hojas de producción en papel: además de contener las recetas y las instrucciones de preparación, estas hojas incluyen notas manuscritas de los operarios sobre controles de calidad y observaciones técnicas.

Para cumplir los requisitos de la certificación alimentaria BRC, la empresa debe garantizar la trazabilidad completa e inmediata de cada lote: en caso de no conformidad o de retirada de un producto, los plazos de reacción son extremadamente ajustados.

Stefano Cassanelli — Administrador de sistemas informáticos, Lesepidado

¿Por qué eligió Lesepidado LogicalDOC como su sistema de gestión documental?

Durante la fase de selección, Lesepidado evaluó el módulo de documentos integrado en su sistema ERP (una solución basada en una versión modificada de Alfresco). Sin embargo, ese sistema demostró enseguida ser demasiado cerrado, rígido y caro: incluso crear una nueva clase de documento requería una intervención de pago por parte del proveedor. Se eligió LogicalDOC por tres factores decisivos.

1. Un sistema abierto, flexible y personalizable

LogicalDOC ofrecía un entorno abierto que permite al equipo informático interno interactuar directamente con el sistema y su base de datos (incluido el acceso de solo lectura) para desarrollar integraciones y aplicaciones personalizadas. Un ejemplo concreto: un panel de control desarrollado internamente que compara las hojas registradas en el ERP con los documentos escaneados almacenados en LogicalDOC, lo que permite al supervisor de turno ver de un vistazo si falta alguna hoja.

Stefano Cassanelli — Administrador de sistemas informáticos, Lesepidado

2. Implementación local para proteger las recetas

Lesepidado optó deliberadamente por una instalación local. La elección vino motivada inicialmente por limitaciones históricas de conectividad, pero se ha mantenido con el tiempo por una razón estratégica: las fichas de producción contienen las fórmulas y recetas propias de la empresa, que esta prefiere mantener dentro de su propia sala de servidores, bajo el control total del equipo informático interno.

3. Facilidad de uso y documentación completa

El software resultó intuitivo desde el primer día. Gracias a una documentación técnica completa y accesible, el administrador de sistemas pudo formarse por su cuenta y, posteriormente, formar a sus compañeros sin necesidad de costosas sesiones de formación externas. La puesta en marcha inicial con las fichas de producción se llevó a cabo con gran rapidez.

¿Cómo utiliza Lesepidado LogicalDOC en toda la organización?

En la actualidad, LogicalDOC gestiona un impresionante archivo histórico, con cerca de 200 000 documentos digitalizados e indexados. Entre los principales casos de uso se incluyen:

Procesamiento automatizado de hojas de producción

El flujo de trabajo está casi totalmente automatizado: al final del procesamiento, el operador escanea la hoja de producción. Un software intermedio lee el código de barras impreso en el formulario y renombra el archivo con el número único de la hoja —una funcionalidad que LogicalDOC también ofrece de forma nativa, a través de su lector de códigos de barras y su OCR por zonas—. A continuación, LogicalDOC supervisa la carpeta de destino, recoge automáticamente los archivos y los carga en el sistema, lo que permite acceder a ellos y buscarlos de forma inmediata.

Resultado: se ha eliminado por completo la semana-hombre al mes que antes se dedicaba al archivo manual.

Departamento de Calidad y certificados de proveedores

El departamento de Calidad allanó el camino para ampliar el uso del software. Hoy en día, los proveedores envían sus certificados de origen de las materias primas directamente en formato PDF, y el equipo de Calidad los archiva en LogicalDOC con metadatos estructurados, estableciendo además fechas de caducidad para cada documento.

Seguimiento automatizado de vencimientos e informes en Excel

Mediante los procedimientos automatizados de LogicalDOC, la empresa ha configurado una extracción periódica de los documentos a punto de caducar, lo que genera un informe en formato Excel. El departamento de Calidad ya no tiene que realizar comprobaciones manuales semanales o mensuales, lo que reduce drásticamente el riesgo de trabajar con certificaciones caducadas.

Reorganización automática de casi 200 000 documentos

Cuando el archivo alcanzó el límite de archivos por carpeta, el administrador de sistemas —con la ayuda de la documentación oficial y de la inteligencia artificial— creó scripts personalizados que reorganizaron automáticamente casi 200 000 hojas de producción en una estructura de carpetas por año y mes, sin pérdida de datos ni interrupción de las operaciones.

Gestión de contratos de la empresa

Tras una limpieza exhaustiva de las antiguas carpetas compartidas, Lesepidado está ampliando progresivamente el uso de LogicalDOC a la gestión de contratos, beneficiándose de la misma estructura centralizada y con capacidad de búsqueda.

Antes y después: la transformación de la gestión documental

¿Qué resultados ha obtenido Lesepidado con LogicalDOC?

• Un ahorro neto de una semana-hombre al mes: el empleado de producción que antes se dedicaba a clasificar físicamente las hojas ha quedado completamente liberado de esta tarea.

• Auditorías BRC más rápidas y sin estrés: durante las inspecciones, la recuperación de las hojas de producción y los lotes asociados solo lleva unos instantes, cumpliendo plenamente con los plazos de trazabilidad.

• Indexación OCR avanzada: el sistema indexa no solo el número de hoja, sino también el contenido del documento, lo que permite localizar una hoja a partir de un código de lote específico —algo impensable con el papel—.

• Eliminación de los archivos físicos: una vez digitalizadas, las hojas en papel se destruyen al cabo de una semana, lo que libera los archivadores que antes se utilizaban para su almacenamiento.

• Un equipo informático autónomo: se llevó a cabo una migración completa a un nuevo servidor en medio día siguiendo únicamente la documentación oficial, licencias incluidas; en las contadas ocasiones en que se necesitó asistencia técnica, esta respondió y resolvió los problemas con gran rapidez.

Stefano Cassanelli — Administrador de sistemas informáticos, Lesepidado

Acerca de Lesepidado

Fundada en 1999 con la idea de aplicar la impresión por inyección de tinta al sector alimentario, Lesepidado Srl tiene su sede en Castel San Pietro Terme (Bolonia), Italia. La empresa opera a través de dos divisiones: Vivy, dedicada a colorantes y productos para la decoración profesional de alimentos, y Vivitech, especializada en sistemas de impresión y tintas comestibles, desde dispositivos de sobremesa para pastelerías hasta sistemas industriales. Sus plantas cuentan con las certificaciones BRC e IFS y operan de acuerdo con las normas internacionales más exigentes en materia de seguridad alimentaria.

Acerca de LogicalDOC

LogicalDOC es un sistema de gestión documental fundado en 2006 por Marco Meschieri y Alessandro Gasparini. Disponible tanto en la nube como en las propias instalaciones, la plataforma ofrece búsqueda de texto completo con OCR, control de versiones, automatización de flujos de trabajo, integración con Microsoft Office, API REST y WebDAV. Estas capacidades la hacen ideal para equipos que necesitan archivos con capacidad de búsqueda, acceso controlado y colaboración estructurada en documentos críticos para el negocio. Solicita una prueba gratuita para verla en acción.

Preguntas frecuentes

• How does LogicalDOC support food-industry companies with BRC certification?
  LogicalDOC centralizes and instantly indexes every document related to production and quality, such as production sheets and supplier certificates. In the event of a BRC audit or a product recall, the system makes it possible to retrieve information within seconds through full-text search or metadata, meeting the strict deadlines imposed by control authorities.
• Can LogicalDOC handle the transition from very large paper archives?
  Yes. Lesepidado successfully manages nearly 200,000 documents within the system. Thanks to automated archiving via barcode reading and import from network folders, the transition from paper to digital takes place without interrupting production workflows.
• Can LogicalDOC be used on-premise to protect trade secrets?
  Absolutely. LogicalDOC offers a complete on-premise solution that can be installed directly on company servers. Lesepidado chose this option to retain full control over its production sheets, which contain proprietary recipes and formulas of high commercial value.
• How good are LogicalDOC’s technical support and documentation?
  LogicalDOC’s documentation is comprehensive and structured to enable self-training of IT staff and autonomous handling of complex operations, such as a server migration completed in half a day. For specific requests, technical support provides effective answers within very short timeframes.

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