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Why Should You Use Document Management System in Construction, and How to Find the Right One?

The construction and service industry is rapidly switching to digitalization as businesses are moving to the cloud and paperless offices. This ongoing trend has now driven businesses to have effective document management systems in order to fulfill their business needs and bring integration between core business facts, including job costing, service, accounting, etc.

What is a Document Management System (DMS)?

In simplest terms, it is an electronic system that manages and organizes business documents. There is a lot of documentation included in the construction and service industry, such as purchase orders, work orders, change orders, human resource documents, AP invoices, etc.

Why Does Your Construction and Service Business Need DMS?

For starters, a document management system is a paperless tool that ultimately saves you a lot of physical storage space and other costs. Moreover, it is not just a centralized repository to maintain your business record. Rather, advanced DMS automates your workflow and approval processes. In a nutshell, DMS brings efficiency and better internal control in your business. However, before selecting a suitable document management system for your service, you need to focus on a few key features.

Six Must-Have Features in a Good Document Management System

Selecting the right document management system for business can be a challenging task for many employers. Well, we have made a list of those features which are mandatory for a good DMS.

Convenient Retrieval

Office girl overwhelmed by piles of documents

The most frustrating thing about the paper documentation system includes keeping "tonnes” of files and documents in your office. Of course, it covers a lot of physical space as well. But a document management system can simply replace it with digitalized records maintained effectively.

Moreover, your employees won't have to come to the office every single time they need any document for business purposes. Rather, they can easily access it from anywhere, and this is even more helpful for "work from home" businesses.

Searchability is another very time-saving feature of the document management system. That said, if you or your employees need a specific record, they may have to go through a lot of files to retrieve it. However, a DMS allows you to find the file instantly with its optimized searchability. Searchability simply means that you can easily find a document with the help of any file feature. That said, you can find a file by its name, type, content, category, or by searching the name of the employee who created or uploaded the file.

Full Automation and Integration with Your Construction Software

A good DMS must be able to integrate with the construction software of a business completely. This allows improved visibility and better coordination among owners, project managers, field foreman, service technicians, other employees, and even suppliers or customers.

Lesser transparency is another major drawback of paper documentation. For instance, it is possible that your manager may become aware of several purchases or invoices at the time of signing the payment checks. Moreover, paper documents can be easily lost during the interdepartmental transits even if there is a proper manual system.

However, a document integration system can automate these processes. For instance, an invoice will not be posted until it is approved. This saves your employees from fixing the allocation after or crediting the invoices.

Moreover, a DMS allows you to improve the workflow, remove the double entry for information, and boost approval processes. A DMS software automates your documents' movement through different parts of your business's construction management software.

Business Compliance

Stack of lego bricks with: compliance, laws, regulations, control, standards and policy

A DMS allows employers to automate processes. Therefore, it is highly recommended for employers to add a rules-and-guidelines checklist for business and government compliance to ensure that your business follows all protocols set by the government before submitting or approving the documents.

There are many internal and external time-consuming transactions that occur in the construction business, such as payroll management, completion of paperwork for a construction project or a service job, etc. However, businesses can save valuable time if they implement these protocols earlier. This will eliminate the need for revisiting or resubmitting the documents.

Version Control

Retrieving and identifying the latest version of any document is essential. It makes sure that any incorrect information does not cause improper work or miscommunication. Version control becomes more important in construction work for changing the orders or viewing the invoices.

A good document management system keeps a record of old and updated versions of all files. It also maintains a record of all changes (i.e., time, reason, and the person who made these changes). This gives a complete picture of everything related to any specific file.

Moreover, a DMS allows you to track your documents accurately if you use it as a single source of document storage and retrieval. Also, a DMS gives you the freedom from handling different versions of paperwork or the administrative mistakes that may occur due to working from multiple systems. It also "liberates" you from completing or editing hand-written paperwork.

Document Security

The security of your business data and your employees are definitely the most important thing for you. Therefore, a construction document management must have security features such as authorization patterns for particular employees and departments. This allows a business to keep confidential data, such as employees' information or specific job data, safe or improperly shared.

One of the highest priorities of your administration is to ensure the security of the documents

Furthermore, it will be easier for you or your IT staff to retrieve the data easily from the cloud or other backup systems if things go wrong due to a natural disaster or physical disaster such as floods, fire, storms, etc. But paper documentation does not offer this luxury.

Cost Reduction

Paperwork/documentation needs a lot of office space or filing rooms. That's why businesses that switched to a document management system had more office space and better business opportunities. If you don't need extra space for paper documentation, it means you don't have to pay an extra amount on your lease. And of course, you can reduce stationary costs such as ink cartridges and papers.

Use the buttons below if you are interested in more information related to LogicalDOC's document management system, or feel free to contact a LogicalDOC Product Specialist or Request a Demo.

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imágenes de la nube de la tecnología

Las 5 principales ventajas del cloud computing en el régimen de trabajo inteligente

En los últimos años hemos escuchado siempre más sobre Cloud Computing , pero ¿qué es el cloud computing en la práctica?

La computación en la nube es la tecnología que permite a un proveedor de distribuir sus servicios a través de Internet, permitiendo así a los clientes de aprovechar aplicaciones que no requieren instalación (y por lo tanto infraestructura hardware), configuraciones y mantenimiento.

En particular, los sistemas en la nube más utilizados son aquellos que permiten el procesamiento, intercambio y gestión de datos a través de la red entre múltiples usuarios, especialmente en este período donde una de las palabras más utilizadas es trabajo inteligente.

El uso de aplicaciones empresariales en la nube

Hablando de aplicaciones empresariales en la nube, podemos decir que en los últimos años son muchas las empresas que están transfiriendo gran parte de sus sistemas a la nube, superando el miedo a tener sus datos en la red para hacer más ágiles y ágiles sus procesos de trabajo. aerodinámico.

El motivo de este cambio es principalmente económico porque el desarrollo de aplicaciones comerciales es caro, "pesado" en cuanto a software y hardware, también y sobre todo por el mantenimiento necesario y por la constante actualización necesaria que requiere la contratación de personal técnico.

Por lo tanto, los servicios en la nube se vuelven más buscados y apreciados porque permiten eliminar buena parte de estos problemas y estos gastos. De esta forma, la empresa cliente adquiere solo las funcionalidades que necesita, las actualizaciones ocurren automáticamente, se garantiza la escalabilidad así como la seguridad y el respaldo.

Las aplicaciones basadas en la nube, así como nuestro LogicalDOC Cloud Document Management System , tienen tiempos de implementación cortos y son mucho más competitivas que en el pasado, pero sobre todo te permiten organizar tu archivo y compartir documentos de una manera simple y rápida: abre el navegador, inicia sesión con sus credenciales y encontrará los documentos que necesita en un abrir y cerrar de ojos.

Aplicaciones empresariales cada vez más móviles

Empresario en un centro de datos con un teléfono inteligente en sus manos

Por ello hemos visto como la computación en la nube se ha convertido en una realidad cada vez más considerada a la hora de elegir aplicaciones empresariales, ahora la pregunta es que en el escenario actual que nos ha obligado a todos a trabajar de forma inteligente para una empresa es mejor usar aplicaciones en la nube o crear infraestructuras internas a las que se pueda acceder de forma remota?

Si tomamos nuestro sistema de gestión de documentos LogicalDOC como ejemplo, podemos hacer dos distinciones observando la lista de precios:

Por un lado, la instalación de software de gestión de documentos en sus servidores le permite ahorrar en el propio software (LogicalDOC en las versiones Enterprise y Business tiene un costo único).

Sin embargo, por otro lado, los temas que acabamos de discutir regresan: el hardware tiene un costo, debe mantenerse y actualizarse, se necesita personal dedicado.

Pero, sobre todo, el punto crucial es otro: si nuestros colaboradores que trabajan de forma remota tienen que conectarse y descargar documentos a menudo, el ancho de banda de carga podría obstruirse. Quizás otras aplicaciones comerciales importantes estén instaladas en el mismo servidor y esto puede causar bloqueos y ralentizaciones.

Por lo tanto, podemos definir una opción definitivamente más inteligente utilizando la aplicación en la nube para permitir que todos nuestros colaboradores trabajen de manera eficiente de forma remota sin sobrecargar el ancho de banda del servidor de la empresa y manteniendo un alto nivel de eficiencia de todos los procesos.

Por cierto, ¿sabías que LogicalDOC ha lanzado recientemente la nueva aplicación para dispositivos Android ?

Haga clic aquí para ver el video en nuestro canal de YouTube

En resumen las ventajas de la computación en la nube

Entonces, hagamos un resumen de las 5 principales ventajas que ofrece la computación en la nube frente a la instalación de aplicaciones en los servidores de la empresa:

1. Mayor flexibilidad

La empresa tiene la capacidad de desplegar aplicaciones según sus necesidades, incrementándolas o disminuyéndolas con agilidad sin tener que considerar siempre las inversiones en hardware físico.

2. Seguridad del sistema

Los datos y las redes están protegidos con protocolos específicos y prácticamente siempre están equipados con procedimientos de respaldo (con LogicalDOC el respaldo es incremental y está equipado con procedimientos de recuperación ante desastres).

3. Mayor velocidad

Disponibilidad inmediata de datos e información, gracias a bandas de datos dedicadas con altas capacidades.

4. Acceso móvil

Obviamente, esto también puede suceder con un sistema en un servidor de la empresa, pero el uso de la computación en la nube le permite no sobrecargar la red de la empresa. La conexión de datos se puede realizar en cualquier lugar, hora y desde cualquier dispositivo: teléfono inteligente, PC, tableta.

5. Ahorrar dinero

La computación en la nube permite grandes ahorros en inversiones en hardware y no requiere personal de mantenimiento, actualización y monitoreo.

Estos son los principales motivos que están haciendo que el cloud computing emerja cada vez más, proponiéndolo como una alternativa más que válida ya en el presente, sobre todo si tenemos en cuenta que cada vez son más las empresas que impulsan el trabajo inteligente (ahora por necesidad pero en el no futuro demasiado lejano podría convertirse en la norma).

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Pantalla de computadora que muestra resonancia magnética, tomografía computarizada del cerebro

Vista previa de archivos médicos DICOM

El acrónimo DICOM: Digital Imaging and COmmunications in Medicine, es un estándar internacional que define en el campo biomédico una serie de formatos gracias a los cuales es posible un intercambio entre equipos pertenecientes a diferentes fabricantes.

DICOM declara los criterios para la visualización, comunicación, impresión y archivo de información en el sector biomédico y también permite incorporar y procesar partes de texto en documentos de varios tipos, por ejemplo PDF.

DICOM LogoEl estándar DICOM cubre tanto los formatos para el almacenamiento de imágenes médicas digitales y los datos digitales relacionados, como los protocolos que se adoptarán para implementar diferentes servicios de comunicación que son útiles en el flujo de trabajo de imágenes médicas.

DICOM nació en 1993 por iniciativa del Colegio Americano de Radiología (ACR) y la Asociación Nacional de Fabricantes Eléctricos (NEMA). En ese momento, el estándar ACR-NEMA anterior se transformó radicalmente en la versión 3.0 en la que se agregaron numerosos servicios y se implementaron los protocolos de red TCP/IP e ISO/OSI. El nuevo estándar se identificó con el término DICOM, y su integración en las especificaciones del protocolo de red TCP/IP lo hizo cada vez más popular.

La presencia de DICOM como método de archivo digital es indispensable en el sector radiológico, donde las imágenes de datos radiológicos o las radiografías se denominan comúnmente "imágenes DICOM".

Hoy en día, la compatibilidad avanzada del estándar DICOM permite el archivo de imágenes incluso de forma comprimida utilizando JPEG, JPEG Lossy, Jpeg Lossless y otros, que permiten la administración universal con dispositivos de reproducción e impresión.

A partir de LogicalDOC 8.3, está disponible la vista previa de documentos médicos en formato DICOM.

Al activar la vista previa en el menú lateral o hacer clic en la vista previa del enlace desde el menú contextual, se activa el modo de visualización previa.

LogicalDOC reconoce documentos en formato DICOM desde la extensión de archivo .dcm

Dentro del módulo de vista previa DICOM, hay muchas funciones disponibles: modificación de brillo, contraste, filtros de color, zoom, herramientas para medir distancias, ángulos y áreas.

También hay disponibles otras funciones interesantes, como la animación de secuencias, los filtros de umbral y las herramientas de dibujo guiadas y a mano libre.

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organized workspace

8 Ways You can be More Effective in the Office

Working in the office although great, can sometimes be a bit challenging and as anyone who has worked in an office before, it becomes more tasking to stay focused and productive both in the short-term and long-term basis. It is because of this obvious problem that we've highlighted 8 tried and trusted ways to stay effective in the office. Check it out below and see.

1. Make a daily plan

There is a common adage that says he/she who fails to plan, plans to fail. By making a well written out plan of all the task you have to do at the office, you are already on your way to having an effective work day. With this, you can plan the necessary details without leaving anything to chance. A well-detailed plan helps you to focus on the essentials, and it helps you to achieve your desired goals.

2. Prioritize your task

Set a priority on all your tasks. After you've highlighted a detailed plan on your work schedule, ensure you highlight the once that are most important and ensure you do those first. With this, you won't leave yourself stretched thin doing the right thing at the wrong time.

3. Take out time for yourself

You need your "me time" if you are going to be effective all day at work. Taking mini-breaks can do you a whole lot good and help you refocus and stay on track. Small breaks at scheduled intervals will help you refocus and re-energize yourself for what is ahead.

4. Set time brackets for each task

If you've written your plan out in detail, it is essential you set a specific timeline on each task. This allows you to place complete focus on the work you have to do at each particular time. This will add to your confidence, focus, and productivity all through the workday.

5. Organize your workspace

Having an organized workspace is always beneficial to you on any workday. Imagine having so many clutter around you, it will dampen your productivity. But if you clear out the clutter, and organize your office space, and desk, it will do you a whole lot of good and enhance your productivity.

6. Going for lunch

It sounds weird but trust us this can be a bonus for you in so many ways. Going out for lunch can help you change your environment and have an experience with another environment, and when you do get back to your office, you will observe that you are more productive than ever before.

7. Engage in what makes work enjoyable

Try and engage in a couple of things that make work more enjoyable for you as well as enhance your productivity. For some, it could be by listening to music, and for others, it could be by having a 5 minutes chit-chat with a colleague. With this, you will be more motivated to do your work because you are finding it enjoyable and fun.

8. Positive attitude

Having a positive attitude is the last step on our list on becoming more effective at the office. A positive attitude will make you feel about yourself and about the work you are doing, and it will make you see the positive side in everything.

So, there you have it, 8 ways via which you can remain productive in the office. Try them out and see.

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Las 4 ventajas de la automatización del flujo de trabajo

El flujo de trabajo se puede describir como un proceso de automatización de las operaciones comerciales en lugar de depender de varios documentos. La automatización presenta a los negocios una forma más eficiente y consistente de administrar su información y documentos. A continuación se destacan algunas de las razones para considerar la automatización de su negocio;

  1. Comunicación:

Varios informes sobre por qué los empleados abandonan sus diversas organizaciones han revelado que la falta de comunicación o los canales de comunicación ineficaces son las razones de su abandono. A través de la automatización, los problemas con la forma y la forma en que se realizan las comunicaciones se pueden resolver fácilmente. Un entorno de flujo de trabajo automatizado permitirá compartir fácilmente la información entre todos los empleados. El riesgo de que una persona no obtenga una información particular es limitado, ya que la información se puede compartir simultáneamente.

  1. Microgestión:

Como resultado de la automatización, las empresas pueden determinar fácilmente qué área o departamento está ralentizando o dificultando todo el proceso. Por lo tanto, los empleados individuales pueden ser responsabilizados por el trabajo que realizan, eliminando así la necesidad de microgestionar a los empleados. Además, la automatización ayuda a las empresas al garantizar que la información proporcionada, así como los procedimientos a seguir, sean siempre precisos.

  1. Productividad del empleado

Sabiendo que la automatización permite a las empresas realizar un seguimiento del progreso y el proceso de sus empleados, facilita motivar a los empleados para que sean más productivos. Los empleados que saben que son responsables a menudo se esforzarán por garantizar que su trabajo se realice de manera adecuada, rápida y precisa, lo que a su vez ayudará a aumentar la productividad general de la empresa, así como su reputación.

  1. Los errores

El flujo de trabajo automatizado permite auditorías sencillas, ya que los cambios, los errores y la eliminación se pueden rastrear fácilmente. Dado que cada empleado es consciente del hecho de que son responsables de su trabajo, los errores se controlarán y corregirán de cerca. La presencia de automatización también significa que se reducirá la cantidad de papeleo a realizar. ¿Debería la empresa o empresas proporcionar servicios en la nube o digitalizar sus documentos para facilitar el acceso? El flujo de trabajo automatizado facilitará dichas operaciones, ya que garantiza el negocio y un sistema bien estructurado.

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