Workflows de aprobación de documentos

El motor de workflow de LogicalDOC lleva los documentos por etapas de revisión y aprobación que tú mismo diseñas: quién revisa, qué pasa cuando se rechaza un documento, cuándo reciben recordatorios los revisores y a dónde va el documento aprobado. Cada evento queda registrado en el historial del workflow.

El workflow está disponible en LogicalDOC Enterprise y LogicalDOC Cloud.

Prueba la demo interactivaVer el videoAgenda una demo del workflow

Cómo funciona un workflow de aprobación en LogicalDOC

Este es un proceso típico de aprobación de contratos, creado con el diseñador web de workflows. El mismo esquema sirve para facturas, órdenes de compra, procedimientos de calidad, planos técnicos y documentos de recursos humanos.

 

Ejemplo de automatización: qué pasa cuando se aprueba un contrato

 

Cuando el workflow llega al estado final Approved, LogicalDOC ejecuta el script vinculado. Los scripts se escriben en Apache Velocity y pueden usar herramientas como DocTool y MailTool. Para cada documento del workflow, este script:

1. registra la aprobación en el log de la aplicación;
2. mueve el contrato a la carpeta /Contracts/Approved;
3. envía el contrato aprobado por correo al equipo de Contratos.

Tal como está escrito, el script envía un correo por cada documento. Con un pequeño cambio en el ciclo se pueden enviar todos los documentos en un solo mensaje.

El script

## Contract Approval Workflow
## Automation executed when a contract is approved.
##
## Actions:
## 1. Log the approval.
## 2. Move the contract to the Approved folder.
## 3. Email the approved contract to the Contracts team.

#set($recipient = "contracts@example.com")
#set($subject = "Contract Approved - LogicalDOC")
#set($message = "Hello,<br/><br/>A contract has been approved through the LogicalDOC workflow.<br/><br/>Please find the approved document attached.<br/><br/>Best regards,<br/>LogicalDOC Workflow Automation")

#foreach($doc in $documents)

  ## Log the approved contract
  $log.info("Contract approved - Document: $doc.title (ID: $doc.id)")

  ## Move the contract to the Approved folder
  $DocTool.move($doc, '/Default/Contracts/Approved', '_system')

  ## Send the approved contract by email
  $MailTool.sendDocument($doc, null, $recipient, $subject, $message)

#end

Prueba la demo interactiva: aprobaciones y anotaciones en el workflow

Recorre una aprobación completa en LogicalDOC a tu ritmo y sin registrarte: desde la elección del workflow hasta la aprobación del documento y las anotaciones para quienes lo lean en el futuro.

Mira el video paso a paso

¿Prefieres verlo en video? La misma aprobación en 4 minutos, con un capítulo para cada etapa. El video está en inglés.

El workflow en acción

 

Diseñador de workflows. El proceso de aprobación de contratos descrito arriba, tal como se ve en el diseñador: tareas, transiciones con nombre y el ciclo que devuelve los contratos rechazados a Revision.

 

Iniciar un workflow. Selecciona uno o varios documentos, haz clic en Start workflow y elige el proceso. También puedes asignar a la instancia una etiqueta y un color.

 

Candidatos de la tarea. La tarea Reviewer assignment se ofrece a todo el grupo Legal: cada miembro recibe un aviso, y el primero que la toma hace la revisión.

 

Nota obligatoria. La tarea Rejection vuelve a quien inició el workflow, y Require note at completion asegura que los motivos queden por escrito antes de que el proceso continúe.

 

Vencimiento y recordatorios. Un día para completar la revisión y luego un recordatorio cada dos horas. Un script opcional puede ejecutarse en cuanto la tarea vence.

 

Historial del workflow. Cada evento de la instancia queda registrado con tarea, fecha, hora y usuario, y la lista se puede exportar o imprimir.

Funciones del workflow

Por qué los equipos usan workflows para sus aprobaciones

Preguntas frecuentes

• ¿Un workflow puede iniciarse automáticamente al agregar un documento?
   

  Sí. Un disparador en una carpeta vincula una plantilla de documento con un workflow: cuando ocurre el evento indicado en esa carpeta, el workflow se inicia para los documentos correspondientes. Los disparadores también se pueden aplicar a todas las subcarpetas.

• ¿Puedo asignar una tarea a un grupo en lugar de a una sola persona?
   

  Sí. Todos los miembros del grupo reciben un aviso, y el primero que toma la tarea se encarga de ella. Los revisores también se pueden obtener de un atributo de tipo Usuario del propio documento.

• ¿Varias personas pueden aprobar el mismo documento en paralelo?
   

  Sí. Un Fork inicia tareas de aprobación en paralelo y un Join espera a que todas terminen. El workflow de ejemplo Multi Approval muestra un proceso en el que basta un rechazo para cerrar el workflow.

• ¿Qué pasa cuando se rechaza un documento?
   

  El workflow sigue la transición que definiste para el rechazo, normalmente de vuelta al autor con una tarea de revisión. Puedes hacer obligatoria una nota antes de completar la tarea, y el archivo corregido se guarda como nueva versión.

• ¿Necesito saber programar para crear un workflow?
   

  No. Los workflows se dibujan en el diseñador gráfico. Los scripts de automatización y de validación son opcionales, para pasos como mover documentos o verificar una condición antes de completar una tarea.

• ¿El workflow está disponible en la Community Edition?
   

  No. El workflow forma parte de LogicalDOC Enterprise y LogicalDOC Cloud.