Apagón en la empresa: riesgos para la gestión documental y cómo prevenirlos

Las recientes noticias relacionadas con el sensacional apagón que afectó a España y parte de Portugal el 28 de abril, el más grave de la historia europea reciente, han vuelto a poner de relieve la cuestión de la seguridad energética.
Sean cuales sean las causas que pueden provocar una interrupción del suministro eléctrico, desde fallos técnicos hasta errores humanos, desde fenómenos meteorológicos extremos hasta sabotajes o ciberataques (en el caso español, por ejemplo, tras semanas de investigaciones, las causas del apagón aún no se han esclarecido con certeza), los daños causados ​​pueden ser enormes y costosos. Además de la paralización de servicios esenciales como el transporte y las comunicaciones, la producción industrial también sufriría pérdidas significativas. Por ejemplo, se estima que los efectos del apagón en la Península Ibérica han tenido consecuencias económicas de casi 1.600 millones de euros.
Una interrupción en las conexiones eléctricas y de internet podría bloquear todas las funciones principales de una empresa, desde la producción hasta la logística, desde la administración hasta la gestión documental, lo que plantea importantes dudas sobre la fiabilidad de nuestras tecnologías digitales.

Los riesgos de un apagón en la gestión documental digital

Un corte repentino de electricidad o un apagón informático puede bloquear instantáneamente el acceso a los documentos digitales de la empresa, dejando al personal inactivo hasta que los sistemas se restablezcan. Sin embargo, el aspecto más crítico de un corte de electricidad inesperado en una empresa que utiliza un sistema de gestión documental no es tanto la imposibilidad temporal de acceder al sistema, sino el riesgo considerable de que los procesos de TI activos se interrumpan de forma anormal o incompleta, lo que provoca errores en la escritura de datos, corrupción de archivos digitales o pérdida irreversible de información. Estas situaciones podrían comprometer gravemente la integridad y la fiabilidad general de todo el sistema documental, con consecuencias operativas y de gestión potencialmente muy graves.

Copias de seguridad periódicas: la primera línea de defensa

Las copias de seguridad consisten en crear periódicamente copias de seguridad de los documentos y almacenarlas en ubicaciones seguras (por ejemplo, servidores remotos o nubes). En caso de un apagón o un fallo grave, una copia de seguridad reciente permite recuperar archivos rápidamente y reanudar las actividades comerciales. Es importante programar copias de seguridad frecuentes y automatizadas: cuanto más frecuentes sean, menor será el riesgo de perder datos críticos de forma permanente. Por ejemplo, una copia de seguridad incremental diaria garantiza que solo se guarden los cambios más recientes, optimizando así los tiempos de ejecución. Sin una copia de seguridad adecuada, una falla puede causar una pérdida irreversible de información y un largo tiempo de inactividad operativa. Un plan de copias de seguridad sólido, posiblemente siguiendo la regla "3-2-1" (tres copias de los datos, en dos medios diferentes, una externa), es la primera defensa contra apagones y otras emergencias informáticas.

Sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI): protección inmediata del hardware

Un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) es esencial para garantizar que los servidores y estaciones de trabajo se apaguen correctamente durante un corte de energía repentino. El SAI proporciona tiempo suficiente para completar los procesos en curso y cerrar archivos correctamente, evitando la corrupción causada por interrupciones abruptas durante las operaciones de escritura o actualización de datos.

Redundancia de TI y red: garantizar la continuidad

Además de las copias de seguridad, la redundancia de TI y de red es esencial para garantizar la continuidad del negocio. "Redundancia" significa proporcionar componentes duplicados o alternativos que puedan tomar el control automáticamente en caso de fallo. Por ejemplo, los servidores redundantes en clústeres o en varios centros de datos pueden mantener los servicios en funcionamiento incluso si uno de los servidores principales se desconecta. Las arquitecturas de recuperación ante desastres más avanzadas incluyen la conmutación a un conjunto secundario de servidores y sistemas de almacenamiento hasta que el centro de datos principal vuelva a estar operativo.
De igual forma, una red con conexiones redundantes (como múltiples proveedores de Internet o rutas de comunicación alternativas) evitará que un solo fallo de conectividad aísle a la empresa. La energía eléctrica también puede ser redundante: un sistema de alimentación ininterrumpida (SAI) y generadores de emergencia suministran energía temporalmente a los servidores, manteniéndolos encendidos hasta que los sistemas de respaldo toman el control. En resumen, la redundancia de TI y de red elimina los puntos únicos de fallo, lo que permite que la infraestructura se autorrecupere y siga funcionando a pesar de interrupciones inesperadas.

Continuidad de negocio con LogicalDOC

Un sistema de gestión documental fiable puede integrar todas estas medidas, y LogicalDOC ofrece una plataforma diseñada para minimizar los riesgos en caso de una interrupción repentina. Por ejemplo, al elegir LogicalDOC Cloud , los documentos de la empresa se alojan en nuestros servidores y están protegidos por procedimientos profesionales de copia de seguridad que garantizan la seguridad y el cumplimiento normativo. La solución en la nube es ideal para quienes no desean gestionar un centro de datos interno con complejos protocolos de copia de seguridad y cortafuegos. Esto libera a la empresa de cargas técnicas, a la vez que garantiza una alta disponibilidad del servicio.
Incluso en instalaciones locales , LogicalDOC admite configuraciones redundantes e incluye herramientas para realizar copias de seguridad automatizadas que protegen los datos y permiten una rápida recuperación en caso de fallo.
LogicalDOC también ofrece soluciones híbridas en la nube : una instalación local puede sincronizar el repositorio local con una instalación remota en la nube, proporcionando almacenamiento tanto local como remoto en la nube.
LogicalDOC puede fortalecer aún más el sistema gracias a la función de sindicación , alimentando un sistema remoto con el contenido almacenado en la instalación local de LogicalDOC. En este contexto, puede configurar su sistema local para trasladar partes de su DMS interno a una segunda instalación alojada externamente. Con el almacenamiento en nube híbrido de última generación de LogicalDOC, puede estar seguro de que todos sus datos están respaldados en múltiples ubicaciones físicas, con la tranquilidad de que sus documentos están a salvo de cualquier evento catastrófico.

Adoptar una solución como LogicalDOC le permite gestionar documentos digitales de forma segura y continua, protegiendo su negocio de los riesgos de apagones e interrupciones no planificadas.